Une demande arrive le mardi : « Pouvez-vous accompagner nos deux sites dès novembre ? » Le commercial veut répondre vite. La brochure décrit pourtant une intervention sur un seul site, et personne n’a vérifié la disponibilité de l’équipe. Envoyer une proposition maintenant reviendrait à transformer une question en engagement.
Dans un pilote Pulse Sales, l’IA ne rédigerait pas d’emblée le devis. Elle préparerait d’abord une fiche de recevabilité : ce qui est demandé, ce que l’entreprise sait livrer, les écarts et les questions à trancher. Le responsable commercial déciderait ensuite de répondre, de demander des précisions ou de renoncer. Ce parcours est une méthode proposée, pas une fonctionnalité déployée chez tous les clients.
Exemple fictif, données simulées, aucune action externe : Orme Conseil, cliente fictive de Pulse, vend son propre accompagnement opérationnel à Dune Équipements, son prospect B2B. Il ne s’agit pas de vendre Pulse à Dune Équipements.
Trois sources, aucune ne vaut accord
Le message de Dune Équipements demande deux sites et un démarrage en novembre. La brochure d’Orme Conseil décrit un accompagnement standard sur un site. Le CRM indique « dossier similaire traité l’an dernier », mais ne contient ni l’offre signée ni les conditions de réalisation. La disponibilité des consultants n’est pas accessible dans ce dossier.
Un workflow utile rapproche ces sources avec leurs versions et leurs dates. Il n’interprète ni « dossier similaire » comme une capacité démontrée ni novembre comme une date acceptée. Si un document manque, la fiche affiche « source indisponible ». Elle ne complète pas le vide avec une réponse vraisemblable.
La fiche de recevabilité avant toute proposition
- Demande attestée : deux sites, démarrage souhaité en novembre — lien vers le message d’origine.
- Offre documentée : un site — référence et version de la brochure.
- Écart : le second site n’est pas couvert par l’offre standard ; faisabilité et prix à instruire.
- Manques : périmètre de chaque site, date précise, capacité de l’équipe, conditions de l’ancien dossier.
- Décision humaine : la responsable commerciale choisit « demander des précisions », « étudier une offre adaptée » ou « ne pas répondre » ; elle note sa raison et le document consulté.
Cette fiche est le point de contrôle du workflow. Si Orme Conseil n’a pas accès à la bonne brochure ou au planning, le bon résultat n’est pas une réponse assurée : c’est un blocage explicite et une personne à solliciter. La décision de proposer deux sites appartient à l’équipe qui devra les livrer.
Après la décision, un brouillon seulement
Si la responsable choisit de demander des précisions, l’IA peut préparer un brouillon parlant de l’accompagnement d’Orme Conseil : « Quel périmètre attendez-vous pour chaque site et quelle date de démarrage envisagez-vous ? » La responsable vérifie le destinataire, le contexte, les engagements implicites et la formulation avant tout envoi. Si elle écarte le dossier, le brouillon peut être supprimé.
Aucun email n’est envoyé, aucune tâche créée dans le Cockpit, aucun devis ou statut CRM modifié par l’IA sans validation explicite. Après une action approuvée, conserver la source, la version relue, la personne qui a validé et une possibilité de correction ou de retour arrière adaptée à l’action. Un email déjà envoyé ne s’annule pas : c’est précisément pourquoi la validation intervient avant l’envoi.
La CNIL rappelle le principe de minimisation : ne traiter que les données personnelles nécessaires à la finalité. Son guide d’utilisation d’un système d’IA en production invite à prévoir une supervision humaine effective et une journalisation proportionnée. Ici, inutile d’inférer la personnalité du contact ou son intention d’achat ; ce sont les pièces du dossier qui comptent.
Pour essayer sans automatiser la vente, prenez quelques demandes entrantes fictives ou autorisées et vérifiez si la fiche révèle les écarts avant la rédaction. Comptez les informations effectivement retrouvées, les erreurs repérées par la relecture et les dossiers bloqués faute de source. Si le contrôle n’aide pas à décider, simplifiez la fiche.
Le contrôle d’une exception sur un devis déjà préparé intervient plus tard : ici, la question est de savoir s’il faut préparer une proposition. Vous souhaitez définir ce point de contrôle pour votre équipe ? Demandez un Diagnostic Pulse.